Terugblik op onze sessie tijdens het Dutch Dynamics Community Event

PortalAutomate
2 days ago
2 min read

Effectief Document Management in Dynamics 365 met PnP Modern Search

Tijdens het Dutch Dynamics Community-event van 18 november mocht Yashar Ghouchibeik, Partner van PortalAutomate de aanwezigen meenemen in een herkenbaar, soms pijnlijk eerlijk, maar vooral praktisch verhaal over documentbeheer binnen Dynamics 365 en SharePoint. En eerlijk is eerlijk: veel organisaties worstelen er nog dagelijks mee.

De kern van het probleem

Yashar trapte af met een reality check. De standaard DMS-integratie tussen Dynamics 365 en SharePoint werkt op papier prima, maar in de praktijk botsen twee werelden: een gestructureerd CRM-systeem tegenover een ongestructureerde SharePoint-omgeving. Dit zorgt voor ontbrekende context, ontbrekende metadata en zoekresultaten waar niemand écht gelukkig van wordt.

De verbeterde aanpak

Gelukkig bleef het niet bij herkenning alleen. Yashar liet zien hoe je met een slimmere architectuur én PnP Modern Search een volwassen DMS-oplossing bouwt. Door Dynamics-velden te verrijken richting SharePoint, consistente metadata toe te passen en te werken met content types en termstores, ontstaat een zoekervaring waar gebruikers wél iets aan hebben.

Een stap verder met AI

Het onderdeel dat het meeste vragen opriep, ging over metadata-extractie. Want waarom zou je gebruikers laten worstelen met handmatige tagging als AI het werk kan doen? Er werd een overzicht van drie opties gegevens: Azure AI Document Intelligence, SharePoint Syntex en AI Builder. Ieder met hun sterke punten en beperkingen. Vooral Syntex als onderdeel van SharePoint AI Document Processing bleek populair bij organisaties die snel willen starten zonder uitgebreide technische kennis.

Valkuilen die je liever vermijdt

Geen sessie van Yashar zonder een gezonde dosis waarschuwingen. Denk aan het ontbreken van contenttypes, te grote migraties in één keer of vergeten schoonmaakacties na metadata-verrijking. Punten die we in dergelijke projecten maar al te vaak tegenkomen.

Tot slot

Het was een sessie vol praktijkvoorbeelden en live demo’s. We kijken terug op een sessie met duidelijke en praktische inzichten, die ook bij de aanwezigen goed aansloegen.

Heb je vragen of wil je sparren over jouw eigen DMS-omgeving? Laat het ons gerust weten.