Centraliseer je klantcommunicatie – zonder de e-mailchaos

In de huidige tijd, waarin digitalisering essentieel is voor efficiëntie en klanttevredenheid, blijft samenwerking met externe partijen zoals klanten, leveranciers of partners opvallend vaak hangen in traditionele communicatievormen.

E-mails, gedeelde drives zoals WeTransfer, Dropbox of OneDrive, en losse documenten zorgen nog steeds voor verwarring, vertraging en extra werk. Terwijl de rest van je organisatie mogelijk al is geoptimaliseerd met slimme tools, loopt juist die cruciale samenwerking met externe betrokkenen achter. Maar wat als je dat hele proces snel kunt centraliseren en stroomlijnen?

Stel je voor dat al je communicatie, documentatie en taken met klanten of leveranciers zich op één centrale plek bevinden – een portaal dat volledig is vormgegeven in de huisstijl van jouw organisatie. Gewoon een helder, gestructureerd en veilig portaal waar alles samenkomt voor de externen. Een klant of leverancier logt in en ziet in één oogopslag wat er nodig is, wat er al is gedaan en wat nog openstaat. Dit zorgt niet alleen voor overzicht, maar ook voor vertrouwen en snelheid.

De concrete voordelen van een klantportaal

Een goed ingericht klant- of leveranciersportaal levert op meerdere fronten winst op, zowel intern als extern:

✅ Verbeterde klanttevredenheid – Door transparantie en 24/7 toegang voelen klanten zich serieus genomen.

✅ Verhoogde backoffice productiviteit – Minder handmatig werk betekent meer tijd voor echt klantcontact.

✅ Betere klantbetrokkenheid – Klanten hebben een actieve rol in het proces.

✅ Effectieve automatisering – Taken, notificaties en processen uit de CRM omgeving verlopen automatisch.

✅ Inzicht via analytics – Je krijgt direct inzicht in knelpunten, doorlooptijden en klantgedrag.

Praktijkvoorbeeld: onboarding zonder gedoe

Bijvoorbeeld tijdens het onboarden van nieuwe klanten. In plaats van meerdere mails over gevraagde documenten, ondertekeningen of planningsafspraken, biedt een portaal direct duidelijkheid. De klant kan digitaal de benodigde documenten ondertekenen, aanvullende documenten uploaden en voortgang volgen – allemaal zonder tussenkomst van een medewerker. Dit bespaart tijd aan beide kanten én zorgt voor een veel professionelere indruk. Bovendien kunnen portalen naadloos geïntegreerd worden met je bestaande systemen zoals Micrtosoft 365, Dynamics 365 en SharePoint.

MKB: dit is hét moment om te versnellen

Voor Nederlandse MKB -bedrijven biedt deze manier van samenwerken unieke kansen.

Waar grote organisaties vaak al verder vergevorderd zijn in hun digitale transformatie, is binnen het MKB nog regelmatig sprake van versnipperde systemen en ad-hocoplossingen. Tegelijkertijd zijn de verwachtingen van klanten wél meegegroeid. Ze verlangen snelheid, gemak en transparantie. En dat kan – ook zonder een gigantisch IT-budget.

Het mooie aan een goed ingericht portaal is dat het niet alleen de communicatie stroomlijnt, maar ook fungeert als centrale plek voor samenwerking, documentenbeheer, digitale ondertekening en feedback. Door standaardtaken te automatiseren, voorkom je fouten en versnel je het proces. En doordat iedereen – klant, leverancier én jouw team – toegang heeft tot dezelfde informatie, wordt samenwerken eenvoudiger én overzichtelijker.

Digitaliseringsonderzoek onderstreept de urgentie én het potentieel.

Volgens Gartner verwacht 80% van de zakelijke klanten in 2025 self-service als hun primaire contactkanaal. McKinsey laat zien dat bedrijven die investeren in digitale klantreizen tot 30% snellere doorlooptijden realiseren, en tot wel 20% hogere klanttevredenheid. Ook uit recent onderzoek van PwC blijkt dat 86% van de klanten bereid is meer te betalen voor een betere klantervaring – en die begint vaak bij gemak en overzicht.

Voor het MKB ligt hier een uitgelezen kans: door op relatief eenvoudige wijze een professioneel klant- of leveranciersportaal te implementeren, zet je direct grote stappen in klantbeleving, efficiëntie en schaalbaarheid. Je onderscheidt je van concurrenten, werkt intern slimmer én biedt extern een ervaring die klanten verwachten.

PortalAutomate: alles in één oplossing

PortalAutomate biedt een complete oplossing waarin alle bovenstaande voordelen samenkomen in één intuïtief platform. Geen maatwerktraject van maanden, maar een snelle implementatie en een vaste prijs zodat je precies weet waar je aan toe bent.

✅ Korte implementatietijd en vaste prijs, zonder verrassingen

✅ Volledig in jouw huisstijl

✅ Eén portaal voor digitale ondertekeningen, documentuitwisseling en betaalverzoeken

✅ Naadloze integratie met Microsoft 365, Dynamics 365 en SharePoint

✅ Toegankelijk via desktop én mobiele app

Meer weten? Stuur ons een bericht. We denken graag met je mee over hoe jij samenwerking met klanten en leveranciers naar een hoger niveau kunt tillen – zonder het gedoe van e-mails, maar mét snelheid, duidelijkheid en gemak.